structuur

Titel en tussenkopjes

titel en tussenkopjes

Aan welke eisen moeten een titel en tussenkopjes voldoen?

Een goede titel en duidelijke tussenkopjes helpen de lezer van een (zakelijke) tekst erg bij het begrijpen van die tekst. Titels gebruik je vooral bij wat langere documenten, zoals artikelen, notities en rapporten. Zorg er daarbij voor dat de titel voldoende informatie geeft over de inhoud van je stuk. Alleen Rapportage is te vaag. Vaak kun je goed je doel in de titel verwerken: Advies over de aanschaf van nieuw softwarepakketEvaluatie eerste kwartaal 2020. Je kunt eventueel ook een ondertitel gebruiken. Titels formuleer je meestal in telegramstijl, dus zonder werkwoorden en lidwoorden.

Tussenkopjes

Zodra een tekst meer dan drie alinea’s heeft, adviseer ik om tussenkopjes te gebruiken. Een tussenkopje is niet langer dan ongeveer 5 woorden en legt kort uit waar het volgende deel van de tekst over gaat. Ook hierbij gaat duidelijkheid voor alles. Je wilt je lezer helpen om je tekst goed te begrijpen of om bepaalde informatie snel (terug) te vinden. Ook een tussenkopje formuleer je in telegramstijl. Wel kun je in informatieve teksten soms vragen als tussenkopjes gebruiken.

Het is niet altijd nodig om bij elke alinea een tussenkopje te zetten; zeker in langere teksten hebben vaak meerdere alinea’s hetzelfde deelonderwerp. Door tussenkopjes kun je die duidelijk groeperen.

Belangrijk is wel dat de tekst ook zonder tussenkopjes leesbaar moet zijn. Ik zie bijvoorbeeld wel dat de naam van een regeling als tussenkopje wordt gebruikt boven de tekst waarin die regeling wordt uitgelegd. Dat is natuurlijk prima, maar herhaal die naam dan ook in de eerste zin nog en begin die niet met ‘Deze regeling houdt in dat …’

Titel en tussenkopjes in e-mail

Ook in langere zakelijke mails kan het heel goed werken om een titel en tussenkopjes te gebruiken. Of nou ja, een titel. Dat is natuurlijk je onderwerpregel. Tussenkopjes kun je in de mail zelf goed gebruiken. In de bevestigingsmail die ik stuur als ik een training verstuur, gebruik ik bijvoorbeeld de tussenkopjes Data en locatieBetaling en Lessen verzetten.

Oefenen in de les

Je kunt een les hierover beginnen met een leesopdracht. Neem wat teksten mee naar de les of gebruik teksten uit je methode, en bekijk de titel en tussenkopjes. Waar verwachten ze dat de tekst over gaat? Lees dan de tekst en kijk of de voorspellingen kloppen. Zijn het goede tussenkopjes? Bekijk ook samen de lengte en formulering van tussenkopjes: kunnen je cursisten daar zelf de vereisten over lengte en telegramstijl uit halen? Eventueel kun je natuurlijk helpen.

Vervolgens kun je iedereen dezelfde tekst geven, waar je de titel en tussenkopjes van verwijderd hebt (geef wel aan wáár de tussenkopjes stonden), en laat je cursisten, individueel of in groepjes, bedenken wat een goede titel en goede tussenkopjes zouden zijn.

Tot slot kun je natuurlijk zelf een tekst laten schrijven. Je kunt ze dat op twee manieren laten aanpakken: eerst de tussenkopjes bedenken, en dan pas de tekst schrijven, of eerst de tekst schrijven en dan de tussenkopjes bedenken. Wat vinden ze makkelijker? En wat levert betere tussenkopjes op?

Opsommingen maken

opsommingen maken

Hoe schrijf je een opsomming?

Opsommingen zijn een goede manier om informatie overzichtelijk te presenteren. Maar hoe zit het met het gebruik van hoofdletters en kleine letters? Er zijn drie manieren om opsommingen te maken: in steekwoorden, in delen van zinnen en in hele zinnen. Elke vorm heeft zijn eigen regels. Het is het duidelijkst om deze vormen niet te mixen, maar bij elke opsomming voor één soort te kiezen.

Steekwoorden

Een opsomming in steekwoorden kan ‘in lopende tekst’ staan, als onderdeel van een zin, of onder elkaar met opsommingstekens (‘bullets’). Als de opsomming in lopende tekst zet, zet je komma’s tussen de onderdelen en het woord en voor het laatste onderdeel. Voor de opsomming begint, zet je een dubbele punt.

Het examen bestaat uit vier onderdelen: lezen, luisteren, spreken en schrijven.

Als je de opsomming onder elkaar zet, zet je ook een dubbele punt na de inleidende zin. De delen van de opsomming schrijf je met kleine letters. Je gebruikt geen leestekens.

Het examen bestaat uit vier onderdelen:

  • lezen
  • luisteren
  • spreken
  • schrijven

Delen van zinnen

Een opsomming kan ook uit delen van zinnen bestaan. Zo’n opsomming zet je altijd onder elkaar met opsommingstekens. Boven de opsomming staat een inleidende zin, die eindigt met een dubbele punt. Zorg ervoor dat de delen van de opsomming grammaticaal aansluiten bij de inleidende zin. De onderdelen van de opsomming beginnen met een kleine letter en eindigen met een punt. Het laatste onderdeel eindigt met een punt.

In deze training leert u:

  • wat het belang van non-verbale communicatie is in salesgesprekken;
  • hoe u structuur geeft aan een salesgesprek;
  • hoe u aarzelende mensen overtuigt om een aankoop te doen;
  • welke fouten veel mensen maken in een salesprek.

Hele zinnen

Een opsomming met hele zinnen kan bestaan uit vragen of uit mededelende zinnen. Het is het best om deze niet te mixen. De inleidende zin eindigt op een punt. De onderdelen van de opsomming beginnen met een hoofdletter en eindigen met een punt of vraagteken.

Om tot een goed advies te komen, moeten we het antwoord hebben op de volgende vragen.

  • Welk budget is beschikbaar?
  • Aan welke eisen moet de software voldoen?
  • Hoeveel mensen moeten (gelijktijdig) met de software werken?

U kunt aan het onderzoek deelnemen als u voldoet aan de volgende voorwaarden.

  • U verkeert in goede gezondheid.
  • U bent ouder dan 18 jaar.
  • U woont meer dan 5 jaar in de gemeente X.

Oefenen in de les

Een opsomming in steekwoorden kun je al door beginners laten maken (denk bijvoorbeeld aan een recept), maar de andere vormen zul je denk ik pas vanaf B1 tegenkomen. Je kunt bijvoorbeeld verschillende opsommingen laten zien en cursisten laten kijken naar de verschillen, waarbij je let op het gebruik van hoofdletters, leestekens en zinsbouw. Op die manier ontdekken cursisten zelf een groot deel van de regels.

Vervolgens kun je zelf opsommingen laten maken. Vaak gaat dat makkelijker als je aangeeft waar de opsomming over moet gaan. Daarvoor kun je aansluiten bij het onderwerp van je methode, maar ook bij het werk van je cursisten. Je kunt ze bijvoorbeeld laten vertellen wat de vereisten zijn voor de functie die ze hebben, of wat de belangrijkste werkzaamheden zijn. Laat ze vervolgens elkaar feedback geven op de opsommingen. 

Duidelijke instructies opschrijven

instructies opschrijven

Waar moet een goede instructie aan voldoen?

Een van de doelen die je met een tekst kunt hebben, is ‘activeren‘: je lezer gaat iets doen na het lezen van je tekst. Een activerende tekst is bijvoorbeeld een instructie, waarin je uitlegt hoe iemand iets moet doen. 

Bij het schrijven van een instructie is het van belang dat je de stappen die de lezer moet zetten duidelijk opschrijft. Je moet dus kiezen voor woorden die je lezer begrijpt (vermijd vaktaal als die niet bekend is bij de lezer) en je zinnen moeten goed te begrijpen zijn. Ook moet je volledig zijn. Als een handeling voor jou heel vanzelfsprekend is, sla je makkelijk stappen over in de beschrijving. Maar een lezer is niet zo vertrouwd met de handeling, en dan kan het makkelijk mis gaan. Kies ook het juiste taalgebruik: in instructies gebruik je vaak de gebiedende wijs. Ook het nummeren van de stappen kan je lezer helpen.

Een logische volgorde

Zorg ook voor een logische volgorde; een zin als ‘Draai de kraan open nadat je er een bakje onder hebt gezet om het water op te vangen’ is niet handig geformuleerd. Makkelijker is natuurlijk: ‘Zet een bakje onder de kraan om het water op te vangen en draai daarna de kraan open.’ Nog duidelijker: ‘1. Pak een bakje. 2. Zet het bakje onder de kraan. 3. Draai de kraan open.’

Oefenen in de les

Een goede instructie schrijven is een oefening voor wat hogere niveaus, B1 of hoger, zou ik zeggen (cursisten die bijna op B1 zitten, lukt het misschien ook wel). Je kunt je cursisten opdracht geven om de stappen van een handeling op te schrijven. Dat kan iets simpels zijn als ‘koffie zetten’, maar het kan ook lastiger, bijvoorbeeld ‘een dvd-speler aansluiten op de televisie’. Je kunt ook aansluiten bij het werk van je cursisten, of ze vragen zelf een onderwerp aan te dragen.

Als je kiest voor algemene opdrachten, is het leuk om na te denken over instructies die cursisten ook werkelijk kunnen uitvoeren (thuis of in de les). Je kunt dan na het schrijven de teksten laten uitwisselen en ze elkaars instructies laten uitvoeren. Geef daarbij duidelijk de opdracht dat ze alleen maar mogen doen wat er in de instructie staat. Als je dit thuis laat doen, kun je vragen of ze een filmpje willen maken van de uitvoering, maar je kunt ze ook vragen om op te schrijven wat er goed ging en wat niet, of welke instructies onduidelijk waren. Bespreek die feedback duidelijk, en trek er met elkaar algemene conclusies uit. Vervolgens kunnen de schrijvers de feedback gebruiken om hun tekst te verduidelijken. Die herschreven versies kun je als docent eventueel nog van feedback voorzien, waarbij je bijvoorbeeld ook taal- en spelfouten aangeeft (al kun je er ook best voor kiezen om alleen naar de inhoud te kijken)

Welke tekstdoelen zijn er?

welke tekstdoelen zijn er

Welke tekstdoelen zijn er, en wat is het verschil?

Ik vergelijk het schrijven van een tekst vaak met het maken van een reis. Je kunt zomaar wat doen, maar het is vaak beter als je een doel voor ogen hebt. Dat doel bepaalt voor een groot deel de weg die je aflegt.

Er zijn vier tekstdoelen, die je eventueel weer verder kunt onderverdelen: informeren, overtuigen, activeren en amuseren. In zakelijke communicatie gaat het meestal alleen om de eerste drie, maar in de NT2-les besteed je ook aandacht aan amuseren. Ik ga hieronder kort in op alle vier de doelen.

Informeren – je lezer weet iets

Bij informerende teksten gaat het puur om het overbrengen van informatie. Ook een verzoek om informatie valt hieronder. Denk hierbij bijvoorbeeld aan uitleg over de onderdelen van een examen of een tekst over wat voor werk je doet. Kenmerkend is dat in deze teksten vooral feiten staan, vaak aangevuld met concrete voorbeelden. Veelgebruikte signaalwoorden zijn die van opsomming, tijd, vergelijking, voorbeeld, precisering en samenvatting.

Overtuigen – je lezer vindt iets

Bij overtuigende teksten wil je dat iemand dezelfde mening heeft over een onderwerp als jij. Daarbij gaat het natuurlijk om allerlei soorten betogen en adviezen. Kenmerkend voor deze teksten is het gebruik van argumenten, aangevuld met feiten. Veelgebruikte signaalwoorden zijn die van oorzaak, gevolg, reden, voorwaarde, tegenstelling, toegeving en conclusie.

Activeren – je lezer doet iets

Een activerende tekst gaat nog een stap verder dan een overtuigende: je zet iemand aan tot actie. Denk aan bijvoorbeeld reclameteksten, recepten en allerlei instructies. Het gaat hierbij om heel diverse teksten, waardoor het moeilijker is om vaste kenmerken te geven. Vaak is er ook beeld, dat in sommige gevallen (denk aan reclames) zelfs belangrijker is dan de tekst. In de teksten staan vrij veel opsommingen, meestal korte zinnen en veel imperatieven. Signaalwoorden worden niet heel veel gebruikt, maar signaalwoorden van volgorde komen wel voor.

Amuseren – lezen voor je plezier

Een amuserende tekst lees je puur omdat je het leuk vindt. Denk aan een verhaal of een boek. Belangrijk aan dit soort teksten is dat de inhoud ervan vaak verzonnen is. De toon is ook heel anders dan bij de andere, meer zakelijke tekstdoelen.

Meer informatie over tekstdoelen lees je op mijn algemene website.

Oefenen in de les

Beginners laat je vaak oefenen met allerlei soorten teksten, zonder daarbij in te gaan op het doel van de tekst. Zodra cursisten wat langere teksten gaan schrijven, is het handig om ze iets te vertellen over de tekstdoelen. Je kunt daarbij heel goed de concrete formuleringen (je lezer weet / doet / vindt iets of leest voor zijn of haar plezier) gebruiken.

Leg je cursisten vervolgens een aantal verschillende teksten voor (bijvoorbeeld: een recept, een verhaaltje, een krantenartikel en een advies) en laat ze bedenken wat de doelen van die teksten zijn, en waar je dat aan kunt zien. Bedenk gezamenlijk voor elk soort tekst vaste kenmerken en andere voorbeelden van teksten. 

Als je daarna een schrijfopdracht geeft, kun je eerst gezamenlijk of in groepjes bespreken wat het doel van de tekst is. Ga bij je feedback ook in op het doel. Past de tekst die een cursist heeft geschreven bij het doel van de tekst?

Basisindeling van een tekst

basisindeling van een tekst

Wat is de basisindeling van een goede tekst?

Een tekst heeft vrijwel altijd drie onderdelen: de inleiding, de kern (of het middenstuk) en het slot. Dat geldt niet voor mailtjes van een of twee zinnen, maar wel voor iets langere mails of teksten, en dus ook voor de (middel)lange teksten die cursisten bij de examens, of in hun dagelijks leven, moeten schrijven. 

Inleiding

In de inleiding vertel je meestal waarom je tekst schrijft, en wat de belangrijkste boodschap is. Bijvoorbeeld: ‘Vorige maand heb ik op uw website een nieuwe telefoon gekocht. Helaas is de telefoon nu al kapot.’ Zie ook deze tips voor een goede eerste zin.

Kern

In de kern van de tekst leg je preciezer uit wat er aan de hand is. Je geeft bijvoorbeeld voorbeelden of argumenten. Bijvoorbeeld: ‘De telefoon werkte eerst wel goed, maar nu niet meer. De batterij is al na een paar uur leeg, ook als ik de telefoon bijna niet gebruik.’

Slot

In het slot van de tekst vertel je bij een brief of mail wat je wil dat de ander doet, of wat je zelf gaat doen. Ook geef je vaak aan hoe de ander jou kan bereiken. Bijvoorbeeld: ‘Ik wil graag dat u de telefoon repareert, of dat ik een nieuwe krijg. U kunt mij het best via e-mail bereiken. Mijn e-mailadres is ….’. Bij andere teksten geef je bijvoorbeeld een samenvatting van de belangrijkste zaken uit de kern of je conclusie.

Oefenen in de les

Het is belangrijk om de basisindeling van een tekst goed te oefenen, omdat cursisten het vaak lastig vinden. Zorg voor opdrachten die goed aansluiten op het niveau van de cursisten, en het niveau waarop zij examen willen (of moeten) doen. Op hogere niveaus zijn de tekst wat langer, en worden met name ook de inleiding en het slot wat langer.

Hiermee oefenen kan het best stapsgewijs, zeker als het onderwerp nieuw is, of de cursisten weinig schrijfervaring hebben. Volg bijvoorbeeld de volgende opbouw:

  1. Deel een korte casus uit (of zet die in een powerpoint) en maak samen een puntsgewijze indeling: welke informatie zet je in de inleiding, welke in de kern en welke in het slot?
  2. Deel de groep in in groepjes van maximaal 4 cursisten. Geef elk groepje een eigen casus, en laat ze ook daarbij weer een puntsgewijs plan maken. Laat dit vervolgens beoordelen door een ander groepje. Met de feedback kan daarna ieder groepje hun plan uitwerken tot een volledige tekst. Ook hier krijgen ze weer feedback op van een ander groepje.
  3. Geef iedereen de opdracht om zelf een hele tekst te schrijven, aan de hand van een casus. Je kunt die allemaal zelf van feedback voorzien, of ze weer door andere cursisten laten lezen.

Het geven van feedback op elkaars werk, vinden veel cursisten ‘eng’ en moeilijk, maar in praktijk kunnen ze het vaak best, al zullen ze natuurlijk taalfouten van elkaar over het hoofd zien. Bovendien is feedback geven ontzettend leerzaam. Geef duidelijk aan op welke punten je feedback verwacht. In dit geval is dat vooral op de structuur: staat alles op de juiste plaats? Kijk zelf ook mee en help met het geven van feedback.