e-mailen

‘U’ of ‘jij’?

u of jij in zakelijke mail

Gebruik je u of jij in een zakelijke mail?

Of je in een brief of mail u gebruikt, hangt vooral af van hoe formeel of informeel de context is. Een sollicitatiebrief of een eerste contact met een potentiële klant is vaak formeel; daarbij past u. Ook in de juridische en financiële wereld wordt nog vrij veel u gebruikt in contact tussen een professional en een klant. In de meeste andere situaties is in Nederland je gepaster, zeker zodra je elkaar ook al ontmoet of gesproken hebt en er geen groot verschil in hiërarchie is.

Helemaal zwart-wit is deze kwestie natuurlijk niet; de een zegt vaker u dan de ander. Belangrijk is ook wat bij de schrijver past.

Consequent

In alle zakelijke teksten is het belangrijk om consequent te zijn, dus ook hierbij. Schrijf je u, dan hoort daar ook een formele aanhef (met achternaam) bij. Bij je past bijvoorbeeld Beste Achraf. Ook in de rest van de tekst moet je consequent zijn, dus steeds u of je. Maar wat nou als je ook een meervoud wilt gebruiken? Jullie is een informeel meervoud; dat past dus niet bij u. Daarbij gebruik je dan toch weer u; daar kun je ook meerdere personen mee bedoelen. Als je dat niet duidelijk genoeg vindt, kun je ook kiezen voor de naam van het bedrijf. Vergelijk deze voorbeelden:

Beste Achraf,
Graag kom ik terug op je mail van vorige week. […] Ik zie dat jullie nog een tweede order geplaatst hebben.

Geachte heer Ammoudi,
Graag kom ik terug op uw mail van vorige week. […] Ik zie dat u nog een tweede order geplaatst hebt.

Geachte heer Ammoudi,
Graag kom ik terug op uw mail van vorige week. […] Ik zie dat Company X nog een tweede order geplaatst heeft.

Oefenen in de les

Je kunt hier natuurlijk feedback op geven bij schrijfopdrachten, maar je kunt er ook actiever mee aan de gang in een les. Bijvoorbeeld op de volgende manieren:

  • Schets verschillende korte scenario’s en laat je cursisten bedenken wat de beste keuze is in een mail.
  • Laat cursisten een lijstje maken met mensen aan wie ze weleens mailen: wanneer zouden ze u moeten gebruiken, en wanneer jij?
  • Leg je cursisten een u-versie en een jij-versie van dezelfde mail voor. Welke vinden ze gepaster?
  • Geef je cursisten een mail waarin u en jij door elkaar zijn gebruikt, en laat ze die verbeteren.

Duidelijke instructies opschrijven

instructies opschrijven

Waar moet een goede instructie aan voldoen?

Een van de doelen die je met een tekst kunt hebben, is ‘activeren‘: je lezer gaat iets doen na het lezen van je tekst. Een activerende tekst is bijvoorbeeld een instructie, waarin je uitlegt hoe iemand iets moet doen. 

Bij het schrijven van een instructie is het van belang dat je de stappen die de lezer moet zetten duidelijk opschrijft. Je moet dus kiezen voor woorden die je lezer begrijpt (vermijd vaktaal als die niet bekend is bij de lezer) en je zinnen moeten goed te begrijpen zijn. Ook moet je volledig zijn. Als een handeling voor jou heel vanzelfsprekend is, sla je makkelijk stappen over in de beschrijving. Maar een lezer is niet zo vertrouwd met de handeling, en dan kan het makkelijk mis gaan. Kies ook het juiste taalgebruik: in instructies gebruik je vaak de gebiedende wijs. Ook het nummeren van de stappen kan je lezer helpen.

Een logische volgorde

Zorg ook voor een logische volgorde; een zin als ‘Draai de kraan open nadat je er een bakje onder hebt gezet om het water op te vangen’ is niet handig geformuleerd. Makkelijker is natuurlijk: ‘Zet een bakje onder de kraan om het water op te vangen en draai daarna de kraan open.’ Nog duidelijker: ‘1. Pak een bakje. 2. Zet het bakje onder de kraan. 3. Draai de kraan open.’

Oefenen in de les

Een goede instructie schrijven is een oefening voor wat hogere niveaus, B1 of hoger, zou ik zeggen (cursisten die bijna op B1 zitten, lukt het misschien ook wel). Je kunt je cursisten opdracht geven om de stappen van een handeling op te schrijven. Dat kan iets simpels zijn als ‘koffie zetten’, maar het kan ook lastiger, bijvoorbeeld ‘een dvd-speler aansluiten op de televisie’. Je kunt ook aansluiten bij het werk van je cursisten, of ze vragen zelf een onderwerp aan te dragen.

Als je kiest voor algemene opdrachten, is het leuk om na te denken over instructies die cursisten ook werkelijk kunnen uitvoeren (thuis of in de les). Je kunt dan na het schrijven de teksten laten uitwisselen en ze elkaars instructies laten uitvoeren. Geef daarbij duidelijk de opdracht dat ze alleen maar mogen doen wat er in de instructie staat. Als je dit thuis laat doen, kun je vragen of ze een filmpje willen maken van de uitvoering, maar je kunt ze ook vragen om op te schrijven wat er goed ging en wat niet, of welke instructies onduidelijk waren. Bespreek die feedback duidelijk, en trek er met elkaar algemene conclusies uit. Vervolgens kunnen de schrijvers de feedback gebruiken om hun tekst te verduidelijken. Die herschreven versies kun je als docent eventueel nog van feedback voorzien, waarbij je bijvoorbeeld ook taal- en spelfouten aangeeft (al kun je er ook best voor kiezen om alleen naar de inhoud te kijken)

‘Ik’ of ‘Wij’?

verwijzen naar jezelf

Hoe verwijs je naar jezelf in een zakelijke tekst?

Hoe je als schrijver naar jezelf verwijst hangt vooral af van het soort tekst dat je schrijft: schrijf je een brief of e-mail, een advies, een scriptie? Bij elk soort tekst horen eigen conventies. Voor de duidelijkheid: ik heb het in alle gevallen om zakelijke teksten.

Brief en e-mail

In brieven en e-mails gebruik je meestal ik of wij. Daarbij kun je het volgende onderscheid hanteren: ik gebruik je voor alles waar jij verantwoordelijk voor bent, en wij als je namens de organisatie spreekt waar je voor werkt. Formuleringen als ondergetekende zijn overbodig omslachtig – en als je het mij vraagt, erg lelijk.

Columns en blogs

Columns en blogs zijn redelijk informele tekstsoorten. Daarin kun je prima af en toe ik of wij gebruiken – volgens dezelfde richtlijn als bij brieven en e-mails. Je laat dan meer jezelf zien als mens en schrijver. Dat geldt ook voor zakelijke blogs op de website van je bedrijf. Kijk wel uit voor overvloed: Nederlanders houden er niet van als mensen te veel over zichzelf praten.

Rapporten

Rapporten, memo’s en verslagen zijn er in vele soorten en maten. Of je daarin ik kunt gebruiken hangt bijvoorbeeld af van de omstandigheden. Heeft je directe leidinggevende je gevraagd om een advies te schrijven over de aanschaf van nieuwe software? Dan kun je rustig ik gebruiken: ‘Programma A sluit het best aan bij onze wensen. Ik adviseer dan ook om dat programma aan te schaffen.’ Maar als je een officieel adviesrapport schrijft voor een cliënt van je bedrijf, dan past ik niet zo goed – daardoor lijkt een advies al gauw te subjectief. Je kunt dan beter de naam van het bedrijf gebruiken, of een heel andere formulering. Dus niet ‘Ik adviseer u om voor oplossing X te kiezen’, maar ‘ XY Adviseurs adviseert u om voor oplossing X te kiezen’ of: ‘Oplossing X is in uw situatie de beste optie.’ In het voorwoord en een begeleidende brief kun je wel ik en wij gebruiken.

Scripties

In scripties en andere wetenschappelijke teksten is het gebruik van ik erg ongebruikelijk – niet helemaal terecht wat mij betreft. Meestal kiezen schrijvers van voor iets als de onderzoeker(s). De reden hiervoor is dat dit objectiever zou zijn. Dat argument gaat wat mij betreft niet per se op, maar het is in dit geval waarschijnlijk wijs om de conventies te volgen. Let er wel op dat het vermijden van ik al snel leidt tot teksten met veel passieve zinnen, en dat is ook niet wenselijk.

Oefenen in de les

Als je met gevorderde cursisten werkt, is het goed om dit onderwerp eens te behandelen. Dit soort conventies zijn erg cultuurgebonden. Interessant dus om te bespreken hoe dat er in verschillende landen aan toe gaat.

Vraag je cursisten eens om teksten uit hun vakgebied mee te nemen. Wat zien ze daarin over het verwijzen naar de schrijver? Natuurlijk kun je ze ook zelf (delen van) teksten laten schrijven, waarin je speciaal laat letten op dit aspect. Let bij het geven van feedback dan vooral op de objectiviteit. Dat is vaak een belangrijke reden om niet voor ik te kiezen. Niet elke tekst hoeft natuurlijk objectief te zijn.

Je kunt hier ook met je groep een gesprek over voeren als je opdracht geeft: wat voor tekst is dit? hoe objectief moet je zijn? welke woorden of formuleringen kun je gebruiken om naar jezelf te verwijzen, of hoe kun je zo’n verwijzing juist vermijden?

Een voorstel doen

een voorstel doen

Hoe schrijf je een e-mail waarin je een voorstel doet?

Voorstellen kun je op veel verschillende manieren doen. Welke formulering je kiest, hangt van verschillende factoren af, bijvoorbeeld van de band tussen de schrijver en lezer. Een goede opbouw van de mail is natuurlijk belangrijk.

Inleiding

In de inleiding vertel je wat de aanleiding is voor je bericht. Bijvoorbeeld: Vorige week hebben we het in de teammeeting gehad over het personeelsuitje. Als je hele verhaal erg lang is, kun je ook vast aankondigen dat je een voorstel hebt: In deze mail wil ik graag een voorstel doen voor de planning. Als het geheel niet zo lang is, is één zo’n zin vaak voldoende als inleiding.

Kern

In de kern kom je tot je eigenlijke voorstel. Hoe je dat precies formuleert, hangt erg van van de situatie: schrijf je aan collega’s of aan een klant van je bedrijf? Formuleringen die je vaak kunt gebruiken zijn bijvoorbeeld: 

  • Zullen we …
  • Zal ik …
  • Vind je het goed als ik …
  • Zou je het goed vinden als ik …
  • Wat zeggen jullie ervan …
  • Als we nou eens …

Als je een goede band met elkaar hebt, kun je ook kiezen voor formuleringen als:

  • Laten we …
  • Ik stel voor dat we …
  • Zullen we anders …
  • Is het een idee als ik …

De imperatief is in vrijwel alle gevallen te direct. Gebruik dus niet: ‘Voortaan vergaderen we op dinsdag.’

Als het nodig is, geef je ook argumenten die je voorstel ondersteunen. Zullen we het wekelijkse overleg verplaatsen van woensdag naar dinsdag? Dan zijn er meer mensen aanwezig. Dan is iedereen meteen op de hoogte van de besluiten.

Slot

In het slot van je e-mail kun je bijvoorbeeld aangeven wat jij nu gaat doen, of wanneer je graag een reactie wilt van de lezer. In dat laatste geval kun je het best zo precies mogelijk zijn: Ik hoor graag uiterlijk op 3 mei of u akkoord gaat met dit voorstel. Zo is de kans op misverstanden zo klein mogelijk.

Oefenen in de les

Je kunt goed beginnen met de constructie Zullen we / zal ik. Begin met heel concrete voorstellen. Laat je cursisten bijvoorbeeld een appje schrijven aan een vriend of vriendin waarin ze voorstellen om in het weekend iets te gaan doen. Als ze wat verder gevorderd zijn, kun je ook een informeel mailtje laten opstellen waarin ze een voorstel doen. 

Bij meer gevorderde cursisten (ongeveer vanaf B1) kun je ook andere constructies introduceren, en met hen bespreken wanneer je welke formulering kunt gebruiken. Je kunt dan bijvoorbeeld verschillende scenario’s bespreken, in formele en informele situaties. Let er daarbij ook op dat zeker in een zakelijke situatie een voorstel vaak wat meer toelichting krijgt. Je geeft dan ook uitleg over waarom je een voorstel doet. Ook kun je dan wat langere teksten laten schrijven, waarin een voorstel bijvoorbeeld wordt ondersteund door argumenten.

Veel goede voorbeelden en opdrachten vanaf B1 kun je vinden in het boekje De juiste toon, van Roos Naeff en Saarein te Brake

Een e-mail afsluiten

e-mail afsluiten

Hoe kun je een zakelijke of persoonlijke e-mail netjes afsluiten?

Zakelijke mails rond je vaak af met een afrondende zin. Dat kan een standaardzin zijn als ‘Ik vertrouw erop uw vragen hiermee voldoende te hebben beantwoord’, maar je kunt ook natuurlijk ook een zin bedenken die goed past bij de situatie. Als je mensen uitnodigt voor een overleg, kun je bijvoorbeeld kiezen voor een zin als ‘We rekenen erop dat het een constructief overleg wordt.’ 

Na de afsluitende zin druk je twee keer op enter, zodat er een regel wit tussen de zinnen staat, en dan sluit je echt af. Daarvoor kun je eigenlijk altijd Met vriendelijke groet of Met vriendelijke groeten gebruiken. Welke van die twee je kiest, hangt af van je persoonlijke voorkeur. Ook Met hartelijke groet, is mogelijk, maar dat is wel wat informeler. Hoogachtend is een beetje ouderwets en erg formeel. 

Bij persoonlijke mails kun je op veel meer verschillende manieren afsluiten: GroetGroetjesGroetenDoeiTot volgende keer. Bij heel goede vrienden of familie kun je ook Liefs gebruiken. Soms ondertekenen mensen ook met alleen hun (voor)naam, maar dat kan wat onaardig overkomen.

Oefenen in de les

Bespreek met je cursisten eens welke manieren van afsluiting ze tegenkomen bij brieven en e-mails die ze krijgen. En wat doen ze zelf? Verzamel in je groep verschillende manieren en benoem welke afsluiting past bij welke situatie.

Het is voor schrijfonderwijs altijd handig om een voorraadje voorbeeldmails aan te leggen; die kun je voor verschillende doeleinden gebruiken. In dit verband kun je bijvoorbeeld de volgende oefeningen doen: leg je cursisten enkele mails voor en laat ze hierbij een afsluitende zin en groet bedenken. Of: geef wat mails en afsluitende zinnen en laat bedenken welke bij elkaar horen. Het kan ook heel leerzaam zijn om ze juist iets te laten bedenken wat helemaal niet passend is – bijvoorbeeld een heel informele groet bij een formele mail, of andersom. Kunnen ze ook uitleggen waarom dat niet goed is?

Natuurlijk kun je ook een opdracht geven voor het schrijven van een hele mail, waar de afsluiting onderdeel van is, maar het werkt vaak ook goed om alleen naar een stukje van een mail te kijken.

Laat je cursisten in elk geval op verschillende niveaus met zowel informele als formele mails oefenen, zodat ze ook goed het verschil daartussen begrijpen.

De aanhef boven e-mails

aanhef boven e-mail

Welke aanhef gebruik je in het Nederlands boven verschillende soorten e-mails?

Aan het schrijven van goede e-mails zitten veel verschillende aspecten die cursisten moeten leren. Een daarvan is de juiste aanhef. Welke aanhef je het best kunt gebruiken, hangt erg af van de context. Kort gezegd gelden de volgende regels:

  • Mails aan vrienden begin je bijvoorbeeld met Hoi [voornaam].
  • Mails aan geliefden of familie kun je ook beginnen met Lieve [voornaam].
  • Zakelijke mails aan onbekenden begin je meestal met Geachte heer [achternaam] of Geachte mevrouw [achternaam].
  • Zakelijke mails aan collega’s of mensen met wie je regelmatig contact hebt, kun je goed beginnen met Beste [voornaam].
  • In de aanhef gebruik je geen titels of voorletters.

Zeker bij mails aan vrienden zijn er veel mogelijkheden. Varianten als Hai, ha, hi of alleen een voornaam komen ook voor. Meer over de aanhef in zakelijke mails lees je op mijn algemene website

Oefenen in de les

E-mails schrijven kun je al snel met cursisten oefenen, bijvoorbeeld door ze elkaar (of jou) een korte mail te laten sturen over een eenvoudig onderwerp. Je kunt dan meteen bespreken welke aanhef je gebruikt bij mails aan vrienden. Zakelijke mails komen meestal pas op hogere niveaus ter sprake. Je kunt dan verschillende opties voorleggen, bijvoorbeeld in een quiz, en bespreken wanneer welke aanhef gepast is. Je kunt ook bespreken welke aanhef ze weleens tegenkomen in brieven en mails die ze ontvangen. Je kunt daar nog meer aan koppelen, bijvoorbeeld de relatie met de keuze tussen u en jij. Bij een mail die begint met hoi, past u natuurlijk niet goed.

Zeker bij cursisten die (ook) Engels spreken, is het verstandig om aandacht te besteden aan het gebruik van Lieve. In het Engels is het volkomen geaccepteerd om ook vrij formele brieven en e-mails te beginnen met Dear. Hoewel de letterlijke vertaling daarvan Lieve is, zijn de gebruiksmogelijkheden daarvan veel beperkter.

Dit onderwerp kan een leuke aanleiding zijn om verschillen tussen verschillende landen te bespreken. Hoe formeel of informeel ben je in mails? 

Feedback geven op schrijfopdrachten

feedback geven op schrijfopdrachten NT2

Op welke manier kun je als NT2-docent goede feedback geven op schrijfopdrachten van je cursisten?

Als je feedback geeft op schrijfopdrachten van je NT2-cursisten, moet je met een aantal dingen rekening houden. Denk bijvoorbeeld aan de volgende zaken:

  • Wat is het doel van de schrijfopdracht: gaat het om het oefenen van bepaalde zinsstructuren of werkwoordstijden, of om de algemene schrijfvaardigheid?
  • Wat kun je op het niveau dat de cursist heeft van hem of haar verwachten?
  • Is de tekst handgeschreven of getypt?

Doel van de opdracht

Probeer in je feedback altijd aan te sluiten bij het doel van de opdracht. Als dat is om te oefenen met het gebruik van perfectum en imperfectum, dan kun je veel andere fouten buiten beschouwing laten. Zorg er wel voor dat je dit duidelijk tegen je cursisten zegt. Gaat het om het oefenen van de algemene schrijfvaardigheid, dan let je op veel meer aspecten. Daarover straks meer. Het is in elk geval belangrijk dat je cursisten voor ze beginnen aan de opdracht ook weten wat het doel van de oefening is, en wat voor feedback ze kunnen verwachten.

Niveau van de cursist

Van een beginnende cursist kun je natuurlijk nog geen lange volzinnen verwachten. Maar net als met spreken: het gebeurt natuurlijk dat iemand die pas een paar lessen heeft gehad, en alleen nog maar het presens kent, iets over het verleden wil zeggen. Daar maakt hij of zij vast veel fouten in, maar dat is dan niet zo erg, wat mij betreft. Je kunt natuurlijk altijd aangeven wat de goede vorm is.

Geschreven of getypt?

Ik geef zelf het liefst feedback op getypte opdrachten, maar dat kan niet altijd. Het kan namelijk ook heel nuttig zijn om je cursisten in de les aan het schrijven te zetten. Je kunt ze dan namelijk ook tijdens het schrijven feedback geven. Dat is heel waardevol. Vaak zal schrijven tijdens de les leiden tot handgeschreven teksten. Mijn ervaring is dat je als docent snel bedreven wordt in het ontcijferen van handschriften, en dat het probleem voor het geven van feedback eigenlijk vooral een ruimteprobleem is. Dat is op te lossen door een afkortingensysteem te gebruiken.

Als je de teksten digitaal krijgt, kun je in Word met commentaarvelden je feedback geven. Pas daarbij wel op: doordat ruimte nu geen probleem meer is, hebben docenten nog weleens de neiging om heel veel feedback te geven. Dat is vaak niet motiverend voor de cursist, en het kost je bovendien erg veel tijd. Ook dan kun je gebruikmaken van een afkortingensysteem.

Welke feedback?

Welke feedback geef je bij een opdracht? Zoals gezegd hangt dat voor een groot deel af van het doel van de opdracht en het niveau van de cursist. Zelf geef ik bij beginners (tot A1) simpelweg aan wat wél juist is. Dat doe ik daarna ook bij fouten in zaken die de cursist nog niet kan weten (zoals de spelling van een laagfrequent woord of een te moeilijke grammaticale constructie). Maar verder geef ik alleen informatie over het type fout dat er gemaakt is. De cursist moet dan zelf uitzoeken hoe het wel moet. Natuurlijk kunnen ze me dat ook vragen in de les als ze er niet uitkomen, maar ik ben van mening dat ze veel leren van zelf opzoeken.

Als ik zie dat een cursist één type fout veel maakt, dan markeer ik dat meestal niet elke keer, maar plaats ik een algemene opmerking als ‘Je maakt veel fouten in de woordvolgorde na ‘omdat’.’ En als het even kan, oefen ik daar in de volgende les nog eens mee. Ik laat de opdracht vervolgens verbeteren en geef er dan nogmaals feedback op. Daarbij let ik dan vooral op de veranderingen die zijn aangebracht.

Met de knop hieronder kun je een overzicht van afkortingen die ik gebruik downloaden.